Conflits à distance : des situations plus complexes
La communication entre les différents membres des équipes peut s’avérer plus complexe à distance. Par ailleurs, repérer des signes de mécontentements, de stress ou de conflits s’avère moins facile pour les managers lorsqu’ils communiquent essentiellement par visio-conférences ou messageries instantanées. Pourtant, les tensions peuvent être bel et bien présentes à travers ces échanges virtuels.
Les salariés se déplaçant beaucoup ou ayant fréquemment des déjeuners avec des clients au restaurant peuvent également être plus souvent confrontés à une alimentation trop riche source de surpoids et de facteurs de risque.
Le télétravail n’aide pas forcément à renverser cette tendance. En travaillant depuis leur domicile, les salariés, en plus d’être sédentaires, peuvent s’adonner plus facilement au grignotage de produits trop gras, salés et sucrés. Télétravailler ne signifie pas non plus que les salariés ont plus de temps pour préparer leur déjeuner. L’enchaînement des visioconférences, la difficulté à allier vie personnelle et professionnelle en travaillant à domicile peut mener à consommer plus facilement des plats industriels par manque de temps.
Les échanges par écrit, sources de tensions
Le travail hybride réduit les échanges physiques entre les équipes, que ce soit les réunions en présentiel, mais aussi des moments plus informels qui sont clés pour la cohésion d’équipe. Ces échanges permettent pourtant d’instaurer une bonne dynamique de groupe et d’éviter les malentendus et les conflits. À la place, les équipes communiquent en visio-conférence et également par écrit notamment via des messageries instantanées. Ces échanges sont souvent très courts, rédigés à la hâte et peuvent conduire à de mauvaises interprétations, notamment dans le ton. Ainsi, les malentendus peuvent être plus fréquents et dégénérer en conflits s’ils ne sont pas identifiés à temps par les managers.
Une infographie sur les conflits à distance réalisée par monCVparfait nous éclaire sur les situations les plus conflictuelles à distance et l’implication des messageries instantanées est soulignée :
- 80% des personnes travaillant à distance ont déjà été confrontées à une situation de conflit dans le cadre professionnel ;
- Ces conflits éclatent dans 65% des cas avec un collègue et dans 19% des cas avec un supérieur hiérarchique ;
- Les applications de messagerie professionnelle représentent le premier “lieu” des conflits à distance pour 46% des cas ;
- 36% des personnes interrogées trouvent les messages de leur N+1 trop agressifs ;
- Le premier déclencheur d’un conflit à distance est un message involontairement sec pour 40% des employés.
Les managers doivent ainsi redoubler de vigilance et s’adapter à ce mode d’interaction pour éviter que les relations ne deviennent problématiques.
Toujours selon l’INSERM, les cancers associés au surpoids et à l’obésité sont ceux de l’œsophage, de l’endomètre, du rein, côlon, rectum et pancréas mais aussi du sein, notamment chez les femmes ménopausées. Selon la fondation pour la recherche sur le cancer, l’ARC, 3 % des cancers masculins et 6 % des cancers féminins sont liés à une surcharge pondérale.
Les conséquences des conflits sur la santé des salariés
Les situations conflictuelles ont des répercussions négatives sur la santé physique et mentale des salariés. Elles entraînent une baisse de moral et du stress. Lorsque le stress devient chronique, il entraîne de nombreux troubles psychologiques comme des insomnies, une irritabilité, la perte de confiance en soi mais aussi des troubles physiques comme des douleurs au dos, à la tête et au ventre, une baisse du système immunitaire. L’ensemble de ces troubles perturbe fortement la qualité de vie des salariés, désorganise le travail et peut être cause de démotivation, de désengagement et d’absentéisme.
Agir le plus tôt possible permet aux conflits de ne pas s’enraciner. Plus les non-dits ou les incompréhensions durent, plus la méfiance grandit au sein de l’équipe. Les entreprises ont donc tout intérêt à mieux équiper les managers à repérer et gérer les conflits à distance.
Comment aider les managers à mieux résoudre les tensions à distance ?
Aider les managers à résoudre un conflit à distance implique de leur donner les outils, la posture et les méthodes pour pouvoir être guidés tout au long de cette démarche. Voici quelques conseils pour vous aider dans cet objectif.
Lorsque les tensions sont déjà présentes
Les signaux d’alerte à prendre en compte
La détection des signaux faibles est un élément fondamental pour identifier les tensions au sein des équipes. Les comportements suivants peuvent donner l’alerte :
- Une participation moins fréquente ou des retards répétés aux visioconférences ;
- Le travail remis de plus en plus souvent en retard ;
- Une baisse de qualité ;
- L’isolement d’un collaborateur ;
- Un changement de ton dans les messages (utilisation d’un ton sec ou formel dans les échanges) ;
- Une communication réduite à son minimum ou une participation passive ;
- Des plaintes formulées de manière indirecte (« je ne sais pas où en est X », « je suis seul à avancer »)
- Des réponses très courtes ou très longues (justificatives)
Mener un entretien de médiation
Si les prémices d’un conflit sont détectées, voici quelques pistes pour aider les managers à mener un entretien de médiation. Même si le conflit se déroule à distance, il est hautement recommandé de réaliser l’entretien à l’oral, soit par téléphone mais surtout en présentiel et dans les plus brefs délais. Le rôle du manager n’est pas d’imposer un verdict, mais de créer un cadre où chacun peut s’exprimer, comprendre et coopérer.
- Avant l’échange, il est recommandé de parler aux personnes impliquées séparément pour recueillir les faits et ressentis et de poser un cadre clair : « Mon but est de vous aider à vous comprendre pour travailler dans un bon climat. »
- Pendant l’échange : fixer des règles de communication (écoute, respect, non-interruption), donner la parole de façon équitable et reformuler régulièrement pour clarifier les propos de chacun.
- Après l’échange : synthétiser les points d’accord, formaliser les décisions et suivre leur mise en œuvre, organiser un point de suivi 1 ou 2 semaines plus tard.
Les outils à transmettre aux managers avant l’entretien :
- Des techniques d’écoute active
- Une grille de résolution de conflit (checklists)
- Fiche méthode : OSBD (observation, sentiment, besoin, demande qui sont la base d’une communication non violente)
- Script : modèle d’ouverture de médiation
- Modèle de compte-rendu de médiation
- Tips : erreurs à éviter (ex. : arbitrer trop vite, minimiser les ressentis)
Agir avant que les tensions ne s’installent
Afin d’être totalement cohérent avec ces initiatives autour de l’alimentation saine, mettez à disposition des collaborateurs une offre équilibrée que ce soit au sein de la restauration collective si vous disposez d’une cantine, dans les distributeurs ou encore en créant des partenariats avec un service de livraison proposant des plats sains. Vous pouvez également expliquer de manière ludique l’apport des nutriments dans la santé au travail comme par exemple le rôle des omégas 3 dans la concentration ou encore celui du zinc, de la vitamine C et D dans le renforcement des défenses immunitaires.
Mettre en place des rituels d’équipe préventifs
- Réaliser régulièrement des sondages au sein des équipes avec des réponses anonymes pour prendre le pouls de l’ambiance et déceler des sources de tensions potentielles ;
- Mener des entretiens individuels également de manière régulière afin de pouvoir échanger de manière plus approfondie avec les collaborateurs ;
- Mettre en place des échanges rapides en visio pour commencer la semaine par exemple ;
- Organiser des moments collectifs en présentiels afin de créer ou consolider le lien entre les équipes et ainsi faciliter la communication à distance ;
- Faire fréquemment des feedbacks aux collaborateurs pour éviter que des malentendus ou des ressentis ne s’installent ;
- Co-construire avec les collaborateurs une charte de fonctionnement de l’équipe.
Les erreurs à éviter pour le manager
- Voici des erreurs à éviter lorsque des tensions sont repérées par les managers :
- Minimiser les tensions : « Ce n’est rien, ça va passer” ;
- Prendre parti trop vite sans écouter les deux versions ;
- Reporter l’entretien en espérant que la situation se règle seule ;
- Penser que tout est réglé après une discussion unique ;
- Gérer les tensions par mail ou par écrit uniquement.
Le travail à distance peut exacerber les conflits. Les entreprises et les managers doivent porter une attention particulière à ces nouvelles sources de tension car les conséquences peuvent être importantes sur le fonctionnement des équipes mais aussi sur la santé des salariés. La résolution de ces conflits doit passer par des échanges oraux par téléphone ou en présentiel. De manière préventive, renouer avec les équipes en présentiel permet de consolider le collectif et d’éviter les tensions à distance. Former les managers et bien les outiller sont des pré-requis indispensables pour lutter efficacement contre ces désagréments. Nos experts peuvent intervenir dans ce domaine et aider les managers à acquérir les bonnes pratiques du management à distance, favoriser la cohésion de groupe ou encore acquérir la posture de manager coach. Contactez-nous pour en savoir plus !
